企業における「リスク管理」「BCP対策」とは
「災害が起きたとき、業務を継続できるだろうか」
「システムや通信が止まった場合、誰がどのように対応するのか決まっているだろうか」
このような不安を感じている企業担当者の方も多いのではないでしょうか。
企業活動には、自然災害やシステム障害、サイバー攻撃、通信トラブル、従業員不足など、さまざまなリスクが存在します。問題が発生してから対応を考えるのでは、復旧までに時間がかかり、業務の停止や顧客への影響を最小限に抑えられない可能性があります。
そこで重要になるのが「リスク管理」と「BCP対策」です。
リスク管理とは、企業活動に影響を及ぼす可能性のあるリスクを把握し、発生を防いだり、発生した際の被害を抑えたりするための取り組みです。
一方、BCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）は、災害や事故などの緊急事態が発生した場合でも、重要な事業を継続したり、できるだけ早く復旧したりするための計画を指します。
リスクを完全になくすことは難しいからこそ、
「何が起きる可能性があるのか」
「業務が止まった場合にどの程度の影響があるのか」
「発生時にどのように復旧するのか」
を事前に整理しておくことが重要です。
この記事では、企業が取り組むべきリスク管理とBCP対策について、具体例を交えて解説します。また、自社だけで対策を進めることが難しい場合に備え、アウトソーシングを活用する際のポイントや、株式会社アイテムが提供する通信回線の故障に備えたサービスも紹介します。
「リスク管理」「BCP対策」が注目される理由
企業を取り巻く環境が変化するなか、リスク管理やBCP対策は一部の大企業だけに必要なものではなくなっています。
例えば、以前は「災害が発生したら会社を休業する」という判断で済んでいた企業でも、現在では取引先や顧客との連絡、受発注、決済、社内情報共有など、さまざまな業務がITや通信環境に依存しています。
そのため、オフィスが無事であっても、インターネット回線や業務システムが使えなくなれば、仕事を継続できないケースがあります。
自然災害による業務停止
地震や台風、大雨、洪水などによって、オフィスや設備が被害を受ける可能性があります。また、建物そのものに被害がなくても、交通機関の停止や従業員の安全確保によって出社が難しくなることも考えられます。
こうした場合に備えて、テレワーク環境や緊急連絡網、代替拠点などを準備しておくことが重要です。
システム障害や通信障害
業務システムやインターネット回線が停止すると、メールやWeb会議だけでなく、クラウドサービス、受発注システム、顧客管理システムなども利用できなくなる可能性があります。特に、日常業務の多くをオンラインで行っている企業では、通信環境の停止がそのまま業務停止につながるケースもあります。
例えば、営業担当者がオンラインで顧客情報を確認できない、店舗で決済や注文処理ができない、拠点間の通信ができないなど、影響は企業によってさまざまです。
サイバー攻撃や情報漏えい
サイバー攻撃や不正アクセスによって、業務システムやデータが利用できなくなるリスクもあります。
近年では、データを暗号化して業務を停止させ、復旧と引き換えに金銭を要求するランサムウェアなども、企業が考慮すべきリスクのひとつです。
そのため、情報セキュリティ対策だけでなく、重要なデータをバックアップしておく、システム障害が起きた場合の復旧方法を決めておくなど、被害発生後を見据えた対策も必要になります。
特定の担当者に業務が集中するリスク
業務の属人化も、見落とされがちなリスクです。
「この業務は○○さんしか分からない」
「このシステムの操作方法を知っているのは担当者一人だけ」
といった状態では、その担当者が急に休んだり、出社できなくなったりした場合に業務が止まる可能性があります。
BCP対策では設備やシステムだけでなく、人や業務の面からも
「誰かが不在でも業務を継続できる仕組み」
を考える必要があります。
「リスク管理」「BCP対策」に取り組むメリット
1. 緊急時の業務停止を最小限に抑えられる
リスク管理とBCP対策の大きなメリットは、トラブルが発生した際の混乱を抑え、重要な業務を継続しやすくなることです。
例えば、災害によってオフィスが使用できなくなった場合でも、あらかじめテレワーク環境を整備していれば、別の場所から業務を再開できる可能性があります。
また、通信回線の障害が発生した際に
「どこへ連絡するのか」
「どの範囲が保守対象なのか」
「復旧までの間にどう業務を継続するのか」
が決まっていれば、担当者がその場で判断に迷う時間を減らせます。
2. 復旧までの時間を短縮しやすくなる
BCP対策では、「何か起きたら考える」のではなく、事前に対応手順を整理しておくことが重要です。
「停電が発生した場合」
「インターネットがつながらなくなった場合」
「システムが利用できなくなった場合」
など、想定するケースごとに初動対応を決めておけば、トラブル発生後の対応をスムーズに進めやすくなります。
内閣府も、事業継続の取り組みでは、重要業務を明確にしたうえで、復旧までの目標時間を設定し、重要な要素や資源を洗い出すことが重要だとしています。
3. 顧客や取引先への影響を抑えられる
企業の業務停止は、自社だけの問題にとどまらない場合があります。
例えば、受注処理が止まれば取引先への納品が遅れたり、問い合わせへの回答ができなければ顧客満足度の低下につながったりする可能性があります。
事業継続に必要な業務をあらかじめ整理しておくことで、「優先して復旧すべき業務」が明確になり、限られた人員や設備を重要な業務に集中させやすくなります。
4. 従業員が緊急時に行動しやすくなる
緊急事態では、通常業務とは異なる判断が求められます。
そのため、対応方法が決まっていないと、従業員ごとに判断がばらばらになり、対応が遅れる可能性があります。
「誰が責任者なのか」
「誰に連絡するのか」
「どの業務を優先するのか」
などを事前に決めておくことで、従業員が行動しやすくなります。
5. 企業の信頼維持につながる
企業が事業を継続できる体制を整えておくことは、顧客や取引先からの信頼を守るうえでも重要です。
特に、重要な業務を担っている企業では、トラブルが起きた際にどれだけ早くサービスを復旧できるかが、取引関係や企業評価にも影響する可能性があります。
そのため、BCP対策は単なる防災対策ではなく、企業経営を安定させるための取り組みとして考えることが大切です。内閣府も、事業継続を企業にとって経営レベルの戦略的課題と位置づけています。
「リスク管理」「BCP対策」のアウトソーシングを導入・活用する際のポイント
リスク管理やBCP対策は重要ですが、すべてを自社だけで準備しようとすると、担当者の負担が大きくなることがあります。特に、情報システム、通信、セキュリティ、設備など、それぞれに専門知識が必要な分野では、外部のサービスや専門事業者を活用する方法も選択肢になります。
ただし、アウトソーシングすればすべてのリスクが解決するわけではありません。自社で管理すべき業務と外部に任せる業務を明確にすることが重要です。
どのリスクを外部に任せるのか明確にする
まずは、自社のリスクを洗い出し、その中から「外部サービスを活用したほうが効率的な領域」を整理しましょう。例えば、通信回線の保守、セキュリティ監視、データバックアップ、システム運用などは、専門事業者のサービスを活用できる場合があります。
一方で、緊急時の意思決定や事業の優先順位、従業員の安全確保などは、自社で判断する必要があります。
対応時間を確認する
アウトソーシングを検討する際は、「トラブルが発生したときに、いつ対応してもらえるのか」を確認することが重要です。平日の日中だけ営業する企業であれば、9時から17時程度の保守対応でも十分かもしれません。一方で、早朝から営業している店舗や、夜間まで業務を行っている企業では、通常の営業時間外にトラブルが発生する可能性があります。
例えば、朝7時から営業する店舗で、開店直前に通信障害が発生した場合、復旧対応が営業時間開始後になると、販売や決済などの業務に影響する可能性があります。
自社の営業時間や従業員の勤務時間を確認し、必要なサポート時間を選ぶことが重要です。
保守対象の範囲を確認する
「通信障害が起きたらすべて対応してもらえる」と考えるのではなく、どの設備や機器が保守対象なのかを確認しておきましょう。回線事業者が提供する設備と、自社で購入・設置したルーターやネットワーク機器では、保守の範囲が異なる場合があります。
トラブル発生時に「どこまで対応してもらえるのか」を事前に確認しておくことで、復旧時の混乱を減らせます。
緊急時の連絡方法を確認する
障害が発生した際の連絡先や受付方法も重要です。
電話、Web、専用窓口など、どの方法で申告するのかを確認し、担当者がすぐに利用できるよう情報を共有しておきましょう。また、夜間や休日にトラブルが発生した場合に、誰が連絡を行うのか、社内の担当者も決めておくことが重要です。
復旧時間が保証されるかを確認する
保守サービスの対応時間が長くても、必ずしも「○時間以内に復旧する」と保証されているとは限りません。契約を検討する際は、受付時間、保守対応時間、現地への訪問対応、復旧時間の保証有無などを確認しておく必要があります。
「7時から22時まで対応」というサービスでも、実際の現地訪問時間や復旧時間が保証されているとは限りません。サービスの条件を事前に確認し、自社が必要とするBCPレベルに合っているか判断しましょう。
「リスク管理」「BCP対策」のアウトソーシングが向いている企業
リスク管理やBCP対策のすべてを外部に任せるのではなく、自社だけでは対応が難しい部分をアウトソーシングする方法は、さまざまな企業で活用できます。
専門担当者が少ない企業
情報システムや通信環境について詳しい担当者が社内にいない企業では、障害発生時の対応が特定の社員に集中することがあります。外部の保守サービスを活用することで、専門的な対応を外部に任せ、社内担当者が本来の業務に集中しやすくなります。
少人数で業務を運営している企業
中小企業や小規模事業所では、総務やIT担当者が複数の業務を兼任しているケースも少なくありません。
こうした企業では、すべてのリスク対策を内製化するよりも、必要な部分だけ外部サービスを活用することで、担当者の負担を抑えながら対策を進められる可能性があります。
早朝・夜間も業務を行う企業
店舗やサービス業、物流業など、一般的なオフィスの営業時間とは異なる時間帯に業務を行う企業は、トラブルが発生する時間も多様です。
営業時間外の故障対応が難しい場合、翌営業日まで通信環境が復旧しないことも考えられます。自社の業務時間に合わせた保守体制を準備しておくことで、通信障害による業務停止のリスクを抑えることができます。
通信環境が業務に欠かせない企業
クラウドサービスやWeb会議、オンライン受注、キャッシュレス決済など、日常の業務でインターネットを多く利用する企業では、通信回線の停止が業務全体に影響する可能性があります。このような企業では、通信回線を単なるインフラではなく、事業継続に必要な重要資源として捉えることが重要です。
内閣府の事業継続の考え方でも、重要業務を継続するうえで不可欠な資源や、復旧の制約となる要素を洗い出し、重点的に対策することが示されています。
通信回線のリスク管理に「7-22時出張修理オプション」という選択肢
リスク管理やBCP対策を考える際、データやシステムだけでなく、インターネット回線などの通信環境が停止した場合の対応も検討しておく必要があります。
朝早くから業務を開始する企業で始業前に回線トラブルが発生した場合、通常の保守対応時間まで待つ必要があると、その分だけ業務開始に影響する可能性があります。また、夜まで営業している店舗や事業所では、営業時間中に通信障害が起きることも考えられます。
こうした「通信が止まったときに、どの時間帯まで保守対応してもらえるか」というリスクへの対策の一つとして、アイテムでは「7-22時出張修理オプションサービス」をご提供しています。
「7-22時出張修理オプション」とは？
「7-22時出張修理オプション」は、対象となる光アクセスサービスをご利用の法人のお客さま向けに、保守対応時間を7時から22時までに拡大するオプションサービスです。
一般的な営業時間だけでなく、早朝から業務を開始する企業や、夕方以降も営業を続ける企業にとって、通信回線の故障時に備えるための選択肢となります。
業務時間の長い企業でも通信トラブルに備えやすい
例えば、朝7時から営業を開始する店舗で、開店前にインターネット回線が利用できなくなった場合を考えてみましょう。インターネット回線が、レジやキャッシュレス決済、予約管理、在庫管理などの業務に使われている場合、通信障害によって複数の業務に影響が及ぶ可能性があります。
夜間にも保守対応を行うサービスを導入すれば、早朝から夜間までの業務時間帯に発生する通信トラブルに備えやすくなります。
通信環境をBCP対策の一部として考えられる
BCP対策というと、災害時の避難計画やデータバックアップをイメージする方も多いかもしれません。
しかし、実際の業務では「通信が使えないことで何が止まるのか」を考えることも重要です。
例えば、
・クラウド上の業務システムが利用できない
・Web会議に参加できない
・メールやチャットが使えない
・オンラインでの受発注ができない
・キャッシュレス決済が利用できない
など、通信環境の停止が業務そのものの停止につながるケースがあります。
そのため、通信回線の保守体制を整えておくことは、事業継続に必要な環境を維持するためのリスク対策の一つと考えられます。
こんな企業におすすめ
アイテムが提供する「7-22時出張修理オプション」は、特に次のような企業に適しています。
・通信障害による業務停止の影響が大きい企業
・BCP対策の一環として通信環境を見直したい企業
・早朝から業務を開始する企業
・夜間まで営業する店舗・事業所
・クラウドサービスへの依存度が高い企業
・通信回線を使った業務が多い企業
例えば、朝から営業する店舗、夕方以降も業務を行うサービス業、複数の拠点を運営する企業などでは、自社の業務時間に合わせた保守体制を検討することで、通信障害発生時のリスクに備えやすくなります。
「7-22時出張修理オプション」を導入する際に確認したいポイント
保守サービスを導入する際は、対応時間だけでなく、自社の環境や業務に適しているかを確認することが重要です。
自社の営業時間と対応時間が合っているか
まずは、自社の始業時間や営業時間を確認しましょう。
朝7時から業務を開始する企業と、朝10時から営業する企業では、必要となる保守時間が異なります。「自社では何時から何時まで通信環境が止まると困るのか」を考えることが、適切なサービス選びにつながります。
通信回線が停止した場合の影響を整理する
回線障害が起きた際に、「どの業務が止まるのか」を事前に整理しておきましょう。
例えば、単にインターネット閲覧ができなくなるだけなのか、それとも電話、決済、受注、社内システムなど複数の業務が停止するのかによって、必要な対策は変わります。
保守条件や対象範囲を確認する
「7-22時出張修理オプション」は、受付から現地までの駆けつけ時間や復旧時間を保証するものではありません。また、故障の状況や訪問先などによっては、22時までに訪問できず、修理対応が翌日以降となる場合もあります。契約前には、対象サービスや保守範囲、対応条件などを確認してください。
BCP全体の中で位置づける
通信回線の保守体制を整えるだけで、BCP対策が完了するわけではありません。
重要なのは、
「災害時に従業員はどこで働くのか」
「重要データはどこに保存するのか」
「通信が止まった場合はどうするのか」
「顧客や取引先にはどう連絡するのか」
といった項目を総合的に考えることです。そのうえで、自社で対応する部分と外部サービスを活用する部分を切り分けることが、実効性のあるリスク管理につながります。
「業務の「リスク管理」「BCP対策」は万全ですか？企業が備えておきたいリスクと対策を解説」まとめ
企業のリスク管理とBCP対策は、万が一の事態に備えるだけでなく、トラブルが発生した場合にも事業を継続し、早期に通常業務へ戻るための重要な取り組みです。
自然災害やサイバー攻撃だけでなく、システム障害や通信回線の停止など、日常業務に直結するリスクについても考えておく必要があります。まずは、自社の業務を見渡し、「何が止まると業務に大きな影響が出るのか」を洗い出すことから始めてみましょう。
重要な業務や資源を明確にし、自社で対策する部分と、専門事業者のサービスを活用する部分を整理することが大切です。
特に、インターネット回線を業務の基盤として利用している企業では、通信障害が事業停止につながる可能性があります。早朝から夜間まで業務を行う企業であれば、保守対応時間を見直すこともリスク管理の一つです。
当社では、通信環境のリスク対策の選択肢として「7-22時出張修理オプション」をご案内しています。自社の営業時間や業務内容を踏まえ、通信障害が発生した場合の影響や必要な保守体制を見直してみてください。